Yapılan araştırmalar doküman baskı ve kopyalama maliyetinin, kurumların en önemli gider kalemlerinden birini oluşturduğunu göstermektedir. Ancak çok az kurumun dokümantasyon maliyetlerini takip ettiği, kullandıkları yada satın alacakları ürünlerin Toplam Sahip Olma Maliyeti (TSM) hakkında fazla fikir sahibi olmadığı görülmektedir. Ürünlerin direkt (görünen) ve dolaylı (görünmeyen) maliyetlerinin tamamını içeren TSM bilgisine sahip olmadan kurumların dokümantasyon maliyetlerini düşürmesi yada kontrol altında tutabilmesi mümkün değildir. TSM’yi oluşturan maliyet kategorileri;
Donanım
Ürünün ilk satınalma maliyeti ve daha sonra ürünü geliştirmek için yapılacak ek yatırım maliyetleri (bellek arttırımı, sabit disk takılması, network kartı takılması vs. gibi)
Yazılım
Ürünle ilgili yazılımların, varsa, lisans ve yazılım sürüm yükseltme maliyetleri
Sarf Malzemeleri
Ürüne ait kağıt, toner, drum, bakım kiti gibi sarf malzemelerinin maliyetleri
Yönetim
Ürünün Kurulum, konfigurasyon, uzaktan erişim ve yönetim maliyetleri
Alt Yapı
Ürünün nerelere koyulacağının planlanması, kaplayacağı alanın ve kullanacağı elektriğin maliyeti
İş Kaybı
Kullanıcıların kullanım ve bakım amaçlı eğitimi, ürünün performansından ve çalışmamasından kaynaklanan iş kaybı maliyetleri
Destek
Ürünün garanti süresi, bakım anlaşması bedeli ve yardım masası maliyetleri
Finans
Ürünü satın almanın getirdiği finansal yük.
Ürün başına düşen kullanıcı miktarı, kişisel yada grup kullanım amaçlı ürünler kullanılması, kullanılan ürünlerdeki farklı marka, model ve teknoloji sayısı, ürünlerin yaşı, sarf malzemelerin satınalma ve stoklama yöntemleri kurumların dokümantasyon maliyetlerini etkileyen çok önemli unsurlardır.
Kurumlar, tüm bu detaylı bilgileri toparlayıp analiz etme konusunda, dokümantasyon çözümleri alanında uzman firmalarla işbirliği ve Sayfabaşı Maliyet Anlaşması yaparak maliyetlerini kolay bir şekilde düşürme yada kontrol altında tutabilme imkanına sahip olabilirler.
